福祉系企業のAX導入支援

バラバラな連絡手段による情報共有の遅れ

社内で使っている連絡ツールが人によって異なり、誰にどの方法で連絡すればよいか迷うことが多くありました。
その結果、大切な情報がスムーズに伝わらないという悩みを抱えていました。

各自のパソコンにファイルが散らばっている状態

本来なら全員で共有して使うべきデータが、従業員それぞれのパソコン内に保存されていました。
そのため、「最新のファイルが誰のパソコンにあるか分からない」といった混乱が起きていました。

手作業による書類作成の大きな負担

書類を作る際、過去のデータを一つひとつコピーして貼り付けたり、手で入力したりする作業が多く発生していました。
これにより、書類作成に余計な時間がかかり、本来の業務に集中しづらい状況でした。

連絡手段を一つのチャットツールに統一

まず、複雑になっていた連絡手段を整理し、社内全体で使うコミュニケーションツール（チャット）を絞りました。
これにより、全員が同じ場所で気軽に、かつ確実に情報交換できる環境を整えました。

インターネット上の倉庫にファイルをまとめる

個人のパソコンにあったファイルをインターネット上で全員が共有できる「Googleドライブ」というサービスに入れることで、全員が同じ場所にアクセスし常に最新のデータを会社全体で管理する仕組みを作りました。

AIを活用した書類作成サポートの導入

手入力による作業の負担を減らすため、AIを使って書類の「ベース（たたき台）」を作る仕組みを取り入れました。一から文章を考えるのではなく、AIが用意した土台を確認して修正するだけで済むようにしました。

AIの活用で書類作成にかかる時間を大幅に短縮

AIが書類のベースを素早く作ってくれるようになったことで、コピー＆ペーストや手入力にかかっていた作業時間が大きく減りました。面倒な事務作業が短縮された分、本来の福祉業務に時間を使えるようになっています。

従業員から「もっと便利にできる」というアイデアが生まれるように

今回の導入をきっかけに、「Googleの他の機能も使えば、今の仕事をもっと楽にできるのではないか」という声が現場から上がるようになりました。ただ便利なツールを導入しただけでなく、従業員のみなさまが自ら業務を良くしようと考える、前向きな変化が生まれています。