福祉系企業の送迎アプリ開発
福祉系企業様において、毎朝利用者から入る送迎に関する電話対応は、スタッフの大きな負担となっていました。また、その日の利用状況を手作業で集計する手間も大きな課題でした。
そこで弊社は、スマートフォンから簡単に送迎の有無を連絡できる専用アプリを開発・導入しました。
その結果、朝の電話連絡が激減し、確認にかかる時間と人手を大幅に削減。さらに、日々の利用報告も画面上で一目で確認できるようになり、スタッフの業務負担を大きく減らすことに成功しました。
Before導入前の課題
・当日朝に送迎有無の電話が入り、多くの時間と人手がかかっていた
・送迎利用の報告の集計が大変だった
After導入後の対策・効果
・電話がかなり減り、送迎確認にかかる時間と人手を減らすことができた
・送迎利用の報告も容易に確認できるようになった
01.相談内容・課題
毎朝鳴り響く電話対応への負担
当日の朝に「今日は送迎をお願いします」「今日は休みます」といった電話が集中し、その対応に多くの時間とスタッフの人手をとられていました。特に忙しい朝の時間帯に業務が止まってしまうことが、大きな悩みとなっていました。
手作業での集計作業の手間
電話で受けた送迎の変更連絡をまとめ、その日の利用状況を正確に集計して報告する作業も大変でした。人数の確認は間違いがあってはいけない重要な業務ですが、アナログな確認作業は非常に複雑で、現場のスタッフにとって重い負担になっていました。
02.取り組み
スマートフォンで簡単に入力できるアプリの開発
この課題を解決するため、利用者やそのご家族が、お手元のスマートフォンから簡単に送迎の有無を連絡できる専用のアプリを開発しました。機械の操作に不慣れな方でも迷わず使えるよう、文字を大きくし、直感的に操作できるシンプルな画面設計にこだわりました。
現場スタッフ向けのわかりやすい管理画面の構築
アプリから送られた連絡を、施設側でまとめて確認できる仕組みも同時に整えました。誰が利用し、誰がお休みするのかがパソコンやタブレットの画面上に自動で一覧表示されるようにし、スタッフが手作業で集計しなくても済むような工夫を凝らしました。
03.成果
朝の電話が激減し、本来の業務に集中できる環境へ
アプリを導入したことで、朝の忙しい時間帯にかかってくる電話の数が劇的に減少しました。
これにより、これまで送迎の確認にかかっていた時間と人手が大幅に削減され、スタッフは利用者へのサポートなど、本来の重要な業務にしっかりと集中できるようになりました。
集計作業が自動化され、情報共有がスムーズに
送迎利用の報告も、管理画面を見るだけで誰でも簡単に確認できるようになりました。これまで苦労していた手作業での集計がなくなり、スタッフ間での情報の共有もスムーズに行えるようになったため、職場の負担軽減と業務全体の効率化に大きく貢献しています。
